Как архивировать документы правильно

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы. Эта процедура содержит подготовку бланков в соответствии с требованиями законодательства, формирование дел, систематизацию, проведение экспертизы и установление периода сбережения, отбор, отправку в специальное хранилище. Целью такой процедуры является регулирование документооборота, его защита от незаконного доступа и сохранение ценных бумаг.

Как архивировать документы правильно

Хранением бумаг занимается почти каждая организация, фирмам и их сотрудникам будет не лишним знать о том, как правильно архивировать документы. Эта процедура содержит подготовку бланков в соответствии с требованиями законодательства, формирование дел, систематизацию, проведение экспертизы и установление периода сбережения, отбор, отправку в специальное хранилище. Целью такой процедуры является регулирование документооборота, его защита от незаконного доступа и сохранение ценных бумаг.

Как организовать архив

Создание хранилища с нуля задача трудная. В любой организации скапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без порядка тяжело. Для архивирования документов организация привлекает одного из своих работников, который специализируется на архивации, либо обращается в специализированную организацию, предоставляющую услугу. Ответственный обязан знать нормативную базу, касающуюся сроков хранения. Эти сведения нужно обозначать на титульных листах дел.

Для учета нужно обзавестись журналом. Туда вносят всех людей, у которых есть доступ к хранилищу. Всегда записывается дата выдачи и возврата в хранилище. Документация находится на хранении в том виде, в котором она была оформлена с самого начала. Например, если накладная была создана в электронном виде, то для ее сбережения не нужно распечатывать и заверять ее еще раз.

Дальше расскажем, как грамотно создать архив документов в организации в бумажном или электронном виде.

Зачем нужно архивирование документов

Архивация документов — это способ хранения изданий для удобной работы и быстрого нахождения нужных бланков. Необходимость в этом обуславливается не только требованиями законодательства, но и практичностью. В организациях скапливается огромное количество изданий, в которых со временем можно запутаться.

Многие компании создают электронные дела, однако большинство документов действительны только в бумажном виде. Из-за этого электронная архивация документов считается лишь дополнением к бумажной.

Существует несколько видов хранения, но система функционирования документооборота в них похожая. Архивные экземпляры нужно держать в порядке, понимать все нюансы, соблюдать требования законодательства и советы по ведению архива. Налаженная система выстроит дела во всех отделах организации.

Какие документы нужно сдавать

Список изданий для архивации утвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 года. В распоряжении указан срок годности, по истечении которого бланки нужно уничтожить. Весь список можно разделить на 3 группы:

1. Временные бумаги — регламенты, приказы, распоряжения, переписки с контрагентами и партнерами. Они находятся на хранении в архиве до 10 лет.
2. Долговременные — технико-экономический паспорт, кадры, сертификация, сведения о начале и прекращении действия юридического лица, данные по созданию архива, защите информации и резервному копированию. Их держат больше 10 лет.
3. Постоянные — учредительные бумаги, устав, регистрационные журналы, прайсы, каталоги товаров, акты об уничтожении, описи, номенклатуры, отчеты и им подобные. Они находятся на хранении в архиве в течение всего срока деятельности компании.

Издания с названием «До минования давности» актуальны до той поры, пока они не утратят свое значение. Срок их годности не выше 1 года.

Как подготовить документы

По законодательству, перед тем, как подать содержание в хранилище, его необходимо подготовить. Под подготовкой имеется в виду обработка по всем канонам, иначе это чревато штрафами. В подготовке нуждаются экземпляры бумажного и электронного вида. Специфика процедуры зависит от типа дел.

Внимательно подходят и к обработке наименований, которые будут находиться на хранении на длительной и постоянной основе. Здесь нужно следить за тем, чтобы экземпляры не потеряли целостность и первозданный вид, не успели испортиться или стать похищенными. Сначала нужно определиться, в каком хранилище будут содержаться документы организации:

• в офисе компании;
• в электронном хранилище;
• у сторонней фирмы.

В первом варианте, то есть в офисе, для дел нужно завести свое место, которое будет подходить по влажности и температуре. Экземпляры укладывают на стеллажи в коробы. При передаче подготовка минимальна, большинство работ берет на себя организация, предоставляющая услугу. Для подготовки в цифровой архив нужна оцифровка бланков и расположение их в системе по атрибутам, позволяющим быстро отыскать искомое.

Сколько хранить документы

По правилам архивации, до передачи на сбережение в хранилище бумаги хранят в отдельных кабинетах или закрытых шкафах. На должностное лицо возлагаются задачи по ведению документации. Сдача в хранилище производится по акту. В 2020 году были внесены изменения по сроку хранения. В зависимости от типа бумаг он может составлять:

• 1 год — заявления сотрудников о предоставлении им копии или информации;
• 3 года — согласие на обработку персональную данных, предупреждения и уведомления сотрудников, дисциплинарные наказания;
• 5 лет — первичка по учетной политике, счета-фактуры, передача и прием недвижимости, отчетность, реестры, справки, в том числе о задолженностях, журналы по кадрам и учетные книги, меры повышения условий труда, ведение архива;
• 10 лет — недостачи, кредитные договоры о займе, аренде, движимому имуществу, залогу;
• 15 лет — паспорта сделок, договоры по недвижимости;
• 45 лет — журналы регистрации и бумаги об авариях и несчастных случаях;
• 50-75 лет — расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные), спецоценка, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии лицевых счетов у сотрудников, гражданско-правовые и трудовые договора, прием на работу, перевод и увольнение.

Время сбережения отсчитывается с момента утраты действия издания либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. Время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено.

Но есть и исключения из правил. Хранение в архиве некоторых бухгалтерских документов, например, по амортизации, проводится с даты выбытия объекта. Бланки, созданные с 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Бланки с более ранней датой — 50 лет. Категория с особым периодом ведения архива документов в организации обозначается соответствующими пометками: «до ликвидации фирмы», «постоянно», «ЭПК» и пр.

Порядок передачи бумаг на хранение

Перед сдачей в хранилище проверяется правильность оформления и создание папок, соответствие номенклатуре. Всеми недочетами занимаются сотрудники, несущие ответственность за документацию. Если выяснилась недостача, утерянные экземпляры или ищут, или восстанавливают.

Передача в архив выполняется в присутствии человека, отвечающего за формирование и хранение дел либо лица, сдающего на сбережение. На каждом экземпляре в конце описи цифрами и прописью прописывают число переданных экземпляров и недостающие документы. При ликвидации фирмы процедура архивирования также обязательна. Передачу проводит председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение дел из хранилища с истекшим сроком производится по своему методу. Каждое подразделение делает список наименований, подлежащих уничтожению на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым сроки истекли до 1 января того года, когда он составлен.

Например, документ со сроком сбережения до января 2022 года не может записываться в акт, написанный в 2022 году.

Нельзя изымать дела из хранилища только на основании описи или номенклатурных записей. Чтобы убедиться, что все единицы с истекшими сроками будут уничтожены, проводят просмотр каждой страницы содержимого папок. Бывает, что в них случайно попадают экземпляры длительного или постоянного хранения в архиве. Главное помнить, что за их преждевременную ликвидацию фирма несет административную ответственность! Листы уничтожаются шредером с классом секретности 3 и выше. Бумажные опилки передаются на повторную переработку.

Инструкция по архивированию документов 

• разделить экземпляры по срокам;
• составить опись на все экземпляры в наличии;
• оформить обложки, распределить бланки по папкам;
• истребить неактуальные страницы, которые не подлежат сохранению;
• подшить дела в архив;
• расставить дела в алфавитном порядке;
• издать приказ о назначении сотрудников, у которых будет доступ в хранилище;
• вести учет поступающих единиц.

Допускаются ли сторонние компании к архивированию

К архивированию допускаются сторонние компании, специализирующиеся на этом. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:

• фирма большая, в течение года накапливается огромная кипа бумаг, которые систематизировать своими силами очень сложно;
• предприятие решило сделать электронный архив с нуля и объем работы настолько велик, что штатным работникам это не по силам;
• бумаги отправляют на хранение в государственный архив, для этого требуется высокий уровень компетентности сотрудников, участвующих в архивировании.

У нас в Сити Складе документы хранятся в чистом, безопасном, специально оборудованном помещении с постоянной охраной и видеокамерами, чтобы ваши бумаги лежали в целости и сохранности. Поддержание дел в специальном архиве позволит быстро ориентироваться и находить нужные экземпляры в короткие сроки.