Как организовать офисный переезд?

Переезд компании в новый офис — сложный процесс, требующий грамотной организации. Нужно заранее продумать план, подготовить тару для упаковки мебели, техники, бумаг и других вещей, найти транспорт для перевозок. Разберемся, как организовать переезд офиса на новое место, какая нужна подготовка, что лучше: самостоятельно организовать процесс или обратиться в компанию перевозчика, а также рассмотрим лайфхаки, которые ускорят переезд и позволят избежать ошибок.

Этапы подготовки

Если подойти к процессу без подготовки, то переезд может затянуться, а после расположения на новом месте возникнет путаница с бумагами и техникой. В результате возврат сотрудников к работе затянется, а это опасно финансовыми потерями. Чтобы избежать этого, необходимо заранее составить план переезда, который состоит из этапов.

Первый. Распределение обязанностей. Например, бухгалтера отвечают за упаковку документов, специалисты по информационным технологиям за оборудование, а простые рабочие за мебель, канцелярию и инвентаризацию предметов.

Второй. Осмотр нового офиса. Его площадь должна равняться старой или быть больше, иначе не получится создать прежнего количества рабочих зон. При обзоре помещения нужно заранее определиться, где будет располагаться мебель, техника и другие вещи до их расстановки по рабочим зонам. Кроме этого, требуется посмотреть достаточно ли розеток, проведены ли коммуникации и другие критерии необходимые для продуктивной работы сотрудников.

Третий. Оценка объема перевозки, чтобы подобрать транспорт. Если новый офис находится рядом, груза немного, и он среднего размера, то используют малотоннажный автомобиль. Но когда фирма расположена не близко, а объем большой или есть крупногабаритная мебель, то потребуется специализированный грузовик.

Четвертый. Определение потребности грузчиков. Если нужно перевозить много груза или есть крупногабаритные вещи, то рекомендовано заказывать специалистов. Они не только погрузят, закрепят мебель и технику в грузовике, но и выгрузят ее. При необходимости можно в договоре прописать услугу разборки и сборки многосекционной мебели.

Пятый. Подготовка мебели. Столы, шкафы, полки разобрать на элементы. Все хрупкие и гладкие составляющие конструкций складывают друг на друга (по размерам) и прочно фиксируют. Если перевозить вещи в собранном виде, то велика вероятность появления трещин, сколов, царапин. Дополнительно снимается вся фурнитура, а дверки шкафов закрепляют скотчем, чтобы они не открывались.

Шестой. Выбор упаковки. Она должна соответствовать перевозимому грузу. Для хрупких вещей используются коробки и гофрокартон. Документацию, прежде чем положить в тару, обернуть пленкой или поместить в пакет, чтобы она не намокла в дороге в случае дождя.

Седьмой. Маркировка тары. На коробке следует ставить номер или название отдела, а также подписывать, что в ней находится (документы, канцелярия, составляющие техники или другие предметы). Отметки позволят быстро разместить груз по кабинетам и найти, что и где лежит.

Завершается процесс распаковкой тары с последующей сборкой и расстановкой мебели и техники. Дополнительно поставщиков оповещают о смене адреса.

Если осуществлять переезд офиса по плану, то весь процесс займет не более одного дня. Но на расстановку вещей и раскладывание документов может потребоваться чуть больше времени (в среднем 1-2 дня, зависит от количества мебели, техники и бумаг). Важно. План требуется составить заранее, чтобы успеть хорошо подготовиться, а также определиться с датой.

Стоит ли обращаться к услугам перевозчиков

Чтобы разобраться в данном вопросе, рассмотрим плюсы и минусы организации офисного переезда специализированной компанией.

Преимущества:

1. Не нужно беспокоиться об упаковке. Ее в нескольких видах (для хрупких предметов, для техники, канцелярии и документов) и разного размера предоставляет фирма. В итоге вам не потребуется тратить время на поиск тары нужного типа.
2. Профессиональный подход. Вся мебель разбирается, упаковывается, маркируется и собирается квалифицированными рабочими. Можно не переживать за сохранность перевозимых вещей.
3. Специалисты не только погрузят и выгрузят все необходимое, но и упакуют. Вам не нужно переживать, что ваши сотрудники будут носить тяжести.
4. Компания сама организует транспорт с учетом перевозимого груза (в расчет берутся габариты, количество тары и хрупкость вещей).
5. Экономия времени. Специалисты знают свою работу, что обеспечивает быстрый переезд офиса на новое место.
6. Наличие договора. Если при переезде будет повреждена или утеряна хотя бы одна вещь или документ, то компания перевозки компенсирует убытки.

К недостаткам относят стоимость. Так как заказчик оплачивает не только использование транспорта и тару, но и оказанные услуги. Сумма зависит от вида выполненных работ, количества мебели и техники. Чем больше предметов, тем выше цена.

Важно. При обращении в компанию, которая занимается услугами перевозки, вся работа выполняется под ключ (зависит от пожеланий заказчика).

Самостоятельный переезд

Разберемся, реально ли сэкономить, если производить переезд офиса самостоятельно.

Недостатки:

1. Упаковочный материал нужно подбирать и покупать самим. Если это первый переезд, то сотрудники не знают всех тонкостей и могут подобрать неправильный вид тары. В результате при выборе и использовании неверного типа упаковки, техника или мебель могут быть повреждены. Можно докупить и нужный вид, а это дополнительные траты.
2. Транспортные компании, в целях личной экономии предоставляют малогабаритные автомобили. В итоге требуется больше рейсов, а значит оплата услуги будет повышенной.
3. Дополнительные финансовые расходы. Организация переезда офиса должна производиться по плану. Для этого нужно выбрать сотрудника, который его составит, а также будет контролировать весь процесс. Такую работу никто делать бесплатно не будет. А значит ему необходимо оплатить проведенную работу.
4. Требуется искать специалиста по разборке и сборке мебели. Так как если при демонтаже повредить хотя бы одну деталь, то в дальнейшем мебель собрать может не получиться.
5. Необходимо нанимать грузчиков для выноса и погрузки в транспорт крупногабаритной или тяжелой мебели. Но люди данной специальности не всегда имеют нужного образования и нередко злоупотребляют алкоголем. В результате они могут опоздать или вообще не явится. Или выйти на работу в ненадлежащем виде. Тогда велика вероятность, что вещи при перевозке на новое место могут быть повреждены.
6. В случае порчи имущества или потере бумаг при переезде, покрывать ущерб потребуется из «собственного кармана».
7. Потеря времени. Если проводить процесс самостоятельно, то переезд может занять не менее 1 недели (даже для маленького офиса).

К преимуществам самостоятельной перевозки можно отнести отсутствие трат на оплату услуг. Но если учитывать, какие дополнительные расходы могут потребоваться, то сэкономить получается не у всех. Не обращаться за помощью к специалистам и сберечь бюджет можно, если переезд квартирный, так как нет много техники и мебели. Достаточно позвать знакомых, которые помогут с выносом, погрузкой и разгрузкой вещей.

Советы как избежать ошибок

Есть производить переезд офиса по составленному плану, то на новом месте останется только собрать и поставить мебель и технику по рабочим зонам. Проблемы чаще возникают с документацией и данными на электронных носителях. В результате компания несет убытки и не только из-за простоя в работе, но и из-за штрафов от проверяющих компаний (например, сверка данных с налоговой).

Чтобы исключить проблемы рекомендовано:

1. Перед переездом офиса на новое место отсортировать документы. Особо важные запечатать и поместить на хранение в ячейку в банке. Остальные положить в прочные пакеты и подписать. Нельзя оставлять документы в шкафах, даже если дверки прочно запечатаны скотчем. Так как в дороге они могут перепутаться. А если скотч не прочный, то шкаф откроется и документы выпадут. В итоге они смешаются и испачкаются. А также их ветром может сдуть из кузова.
2. Если документов одного вида много и их нежелательно разделять (или невозможно, так как они сшиты). То их следует связать и поместить в большие коробки. Их дополнительно проклеить скотчем и перевязать шпагатом. Для защиты от влаги коробки можно обернуть плотной клеенкой и закрепить ее скотчем.
3. На полках, где хранились документы, сделать надписи или прикрепить стикеры. Тогда сотрудникам будет легче разложить бумаги на новом месте в отведенную для них зону.
4. Опись. Она поможет проверить вся ли документация в наличии.
5. Создать резервную информацию на компьютерах. Это позволит быстро восстановить данные, если в результате транспортировки техника повредилась. На восстановление требуется время, а это простой в работе.

Самое главное. После окончания переезда не следует сразу подписывать бумаги. Сначала нужно убедиться, что все вещи доставлены целыми и ничего в дороге не потерялось. Иначе добиться возмещения ущерба будет сложно.

Облегчить переезд в другой офис на новое место можно оставив мебель, технику или документы на хранение в «Сити Склад». У нас есть боксы, ячейки, склады самообслуживания, а также теплые и контейнерные помещения. Мы предлагаем услуги недорого и оказываем их по Москве и московской области.