Как организовать офисный переезд?

Офис – рабочее место для сотрудников компании/организации/предприятия, которое для многих считается «вторым домом». Оно должно быть комфортным, удобным и безопасным. Для обеспечения данных условий могут потребоваться перемены не только в ремонте и организации внутреннего пространства, а возможно даже и смены дислокации. В таком случае выполняется организация офисного переезда в новый город. Чтобы процесс перевозки оргтехники, документации, канцелярии и мебели прошел успешно без потерь и повреждения вещей необходимо подготовиться и правильно организовать переезд, а также следовать полезным советам и рекомендациям.

Лайфхаки по организации офисного переезда

При офисном переезде не нужно суетиться. Постарайтесь смотивировать сотрудников на рабочий лад с помощью небольшой премии. Соблюдение несложных советов (лайфхаков) сделает процесс переезда более спокойным и удачным.

  1. Сделайте опись вещей и выбросите ненужный хлам.
  2. Составьте план нового помещения с точным указанием расположения оконных проемов, дверей, розеток, выключателей. Такую услугу можно заказать у мувинговой компании.
  3. На основании полученной планировки будущего офисного помещения обсудите с сотрудниками дальнейшее размещение. Это позволит нивелировать возникновение конфликтных и спорных ситуаций.
  4. Обеспечьте достаточное количество упаковочного материала.
  5. Заранее начинайте упаковывать вещи с последующей маркировкой. Внутрь ящиков вложите опись содержимого и тщательно его опломбируйте.
  6. При переезде в выходной день, когда работники отсутствуют на рабочем месте обратитесь в проверенную компанию, предоставляющую услуги перевозки и грузчиков.
  7. Ориентируйтесь на транспорт, позволяющий осуществить перевозку в новый город за одну поездку.
  8. Делегируйте полномочия. Назначьте ответственного человека, который будет отвечать за решение организационных вопросов.
  9. Заблаговременно сделайте пропуски для свободного проезда машин на территорию расположения офиса.
  10. Обеспечьте стабильную связь с работниками мувинговой компании.
  11. Автоперевозка офиса ночью происходит быстрее за счет отсутствия пробок на дороге.

Как правильно упаковать технику?

Каждый офисный работник получает несколько плотных коробок из картона для упаковки оргтехники, эксплуатирующейся на рабочем месте. Для сохранности техники ее следует тщательно упаковать в пупырку либо плотную бумагу и при потребности положить пенопласт. Чтобы не запутаться, где что находиться следует сделать маркировку (подписать коробки). Для предотвращения случайного повреждения электроники напишите на поверхности коробки «Не кантовать». На эту надпись обратят внимание грузчики, и будут с особой осторожностью относиться к такому грузу. Погрузка оргтехники происходит в последнюю очередь.

Выбор перевозчика и решение организационных вопросов

Организация офисного переезда должна выполняться на основании заключенного договора с мувинговой компанией. Так вы застрахуете себя от форс-мажорных обстоятельств, кражи и повреждения имущества. Приложение соглашения должно включать всю мебель, оргтехнику, документации и другие вещи, которые необходимо перевезти на новое место. Важно составить максимально подробный перечень перевозимого имущества. Договор подписывается сторонами и заверяется печатью.

При выборе мувинговой компании обращайте внимание на отзывы, и как долго она работает в сфере перевозок. Такие компании должны располагать собственным автопарком, в котором имеются современные грузовые автомобили в идеальном техническом состоянии разной тоннажности. Также такие фирмы имеют штат из опытных и вежливых грузчиков.

Что делать в день переезда?

Благодаря правильно спланированным действиям при офисном переезде удастся исключить нежелательных ситуаций. Убедитесь, что все офисные сотрудники уведомлены о происходящем событии. Строго следуйте составленному временному плану и строго следуйте ему, выполняя поочередно все пункты. Завершите упаковывать вещи, мебель и оргтехнику. Не забудьте урегулировать вопросы с собственниками, управляющими и помещений и охранной службой.